Предлагаю обменяться опытом, как лучше для той или иной деятельности организовать свои рабочие и нерабочие файлы, какими программами лучше для этого пользоваться, как раскидывать по папкам так, чтобы потом легко и быстро было нужное найти. В силу некоторой специфики своей должности, приходится иметь дело с разнообразными вещами, порой мало связанными друг с другом. При этом нередко приходится искать что-то одно-, двух-, а то и пятилетней давности.
Начну с нескольких своих наблюдений. Заметил, что достаточно эффективно ставить в названии файла дату в формате ГГГГММДД (год именно впереди, как у китайцев). Так всё выстраивается в хронологическом порядке. А затем, после даты следует краткое название, о чём эта папка (или целое дело) или что это за файл. Длинные имена плохи при будущем резервном копировании — приходилось не раз переименовывать покороче, это неудобно. Пришёл теперь к необходимой краткости. Например, «20200108 Квитанция.jpg», «20200107 Заявление», а саму папку, в которые эти файлы складываю, называется, скажем «20191225 Обмен 200 долл» слово «валюта» к слову «обмен» в данном случае легко вспоминается или подразумевается и я его не пишу. Дело могло растянуться на пару недель, но когда и что было, видно таким образом из названий файлов в этой папке. Сами папки-дела тоже выстраиваются в хронологическом порядке автоматически. Единственное, несколько напряжно менять имена файлов. Для некоторых не меняю. Например, в папке «20191215 Метизы», в которой куча всего, начиная от платежа и заканчивая приёмкой товара на заводе, есть подпапка «20200103 Приёмка» или просто «Приёмка», а фотки в ней пронумерованы автоматически 01.jpg, 02.jgp, 03.jpg и так далее.
Как и куда записать контакты. При появлении нового контакта стараюсь не забыть вписать его в программе Cinta Notes. Либо просто в блокноте txt-файлик, который кладу в папку по данному делу. Например, это могут быть контакты таможенного агента, с которым мы пока не предполагаем работать, но оставить их на будущее стоило бы. Как правило, набор контактов у всех разный. У кого-то есть почта, телефон, у кого-то только вичат, сайт может быть, может не быть, нередко агент один, но у него несколько менеджеров с разными кью-кью и т.п. В этом плане неудобно пользоваться стандартными записными книжками с закреплённым набором полей. Проще иметь аналог чистой странички, как это в бумажной записной книжке. В этом плане хорош txt формат, который удобен с двух позиций: 1) открывается моментально и на любом компьютере или смартфоне; 2) не перегружен «искривляющим» форматированием, таким как разный шрифт, разный размер шрифта, разный цвет шрифта и др.
Начну с нескольких своих наблюдений. Заметил, что достаточно эффективно ставить в названии файла дату в формате ГГГГММДД (год именно впереди, как у китайцев). Так всё выстраивается в хронологическом порядке. А затем, после даты следует краткое название, о чём эта папка (или целое дело) или что это за файл. Длинные имена плохи при будущем резервном копировании — приходилось не раз переименовывать покороче, это неудобно. Пришёл теперь к необходимой краткости. Например, «20200108 Квитанция.jpg», «20200107 Заявление», а саму папку, в которые эти файлы складываю, называется, скажем «20191225 Обмен 200 долл» слово «валюта» к слову «обмен» в данном случае легко вспоминается или подразумевается и я его не пишу. Дело могло растянуться на пару недель, но когда и что было, видно таким образом из названий файлов в этой папке. Сами папки-дела тоже выстраиваются в хронологическом порядке автоматически. Единственное, несколько напряжно менять имена файлов. Для некоторых не меняю. Например, в папке «20191215 Метизы», в которой куча всего, начиная от платежа и заканчивая приёмкой товара на заводе, есть подпапка «20200103 Приёмка» или просто «Приёмка», а фотки в ней пронумерованы автоматически 01.jpg, 02.jgp, 03.jpg и так далее.
Как и куда записать контакты. При появлении нового контакта стараюсь не забыть вписать его в программе Cinta Notes. Либо просто в блокноте txt-файлик, который кладу в папку по данному делу. Например, это могут быть контакты таможенного агента, с которым мы пока не предполагаем работать, но оставить их на будущее стоило бы. Как правило, набор контактов у всех разный. У кого-то есть почта, телефон, у кого-то только вичат, сайт может быть, может не быть, нередко агент один, но у него несколько менеджеров с разными кью-кью и т.п. В этом плане неудобно пользоваться стандартными записными книжками с закреплённым набором полей. Проще иметь аналог чистой странички, как это в бумажной записной книжке. В этом плане хорош txt формат, который удобен с двух позиций: 1) открывается моментально и на любом компьютере или смартфоне; 2) не перегружен «искривляющим» форматированием, таким как разный шрифт, разный размер шрифта, разный цвет шрифта и др.
